办公室工作制度
为了更好地适应学生会发展要求，提高办公室成员的整体素质，使办公室内部职能分工明确，职责清楚，相互协作，以调节好团委学生会的正常运转,特制定本规章制度汇编。
一、 职责总概
本部门为学生会直接下属的一个中枢机构，负责管理学生会的日常工作。它职能含盖了学生会工作的所有领域，是学生会的“大管家”，主要体现在：学生会内部的协调管理，协助指定工作计划，监督并协调各部门高效，团结地工作，负责学生会有关文件的管理，修改和落实，以及人事，工作档案的管理和保存，筹备学生会部长以上会议，对外交流。
（一）协助主席团制定学生会的各规章制度，并按实际情况对原有制度进行修改和完善；
（二）协调各部门日常工作，参与各项重大活动的组织、策划；
（三）负责相关会议活动的准备工作，包括各项会议的通知、考勤和会议记录；
（四）负责各个部门的工作计划和活动小结定时收取，收集好相关资料，整理存档；
（五）负责学生会档案的管理。对学生会档案进行整理、归档，保管各类有关文件、通知的原始资料及各系上报的材料；
（六）负责学生会工作开销的财务登记，记录各项活动的经费使用情况，即时汇报财务状况，每月公开；
（七）负责制作学生会干部，各班班长联系表，工作证件等各项活动所需的卡片；
（八）负责做好学生干部管理考核，各部门学期和学年考核，班级日报表、各班级月度考核；
（九）协助老师做好文件的输入、打印，办公室清洁等各项工作；
职能细则
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文
字
工
作
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1.制定和完善学生会的工作规章制度
2.协助制定学生会的年度工作计划
3.定期作好办公室月度、年度工作总结
4.协助做好团委学生会每学期工作策划 与总结
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日
常
管
理
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会议组织
协助老师召开团委学生工作会议
监督组织各部门定期召开例会
做好各项会议的文字记录
部门管理
依据学生会相关制度定期对各部门、干部进行日常考核
全面掌握学生会各部门运转情况，并作好相关文字记载
3.规定各部门按制定的活动流程办事， 对部门上交的活动策划和总结进行审查，归档
4.部门管理信息存入部门档案
协调部署
1.依据学生会工作计划，服从上级安排，协助主席团提前作好各项大型活动的工作部署和安排
2.对学生会拟举办的各项活动进行规范、调节,避免各部的活动安排冲突
信息反馈
做好班级日报表，及时反馈班级信息
设立部门联系员，加强与部门间的合作交流及信息传达
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财
务
管
理
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1.根据实际情况，向上级请示后，进行物资采购及分配，清点并登记办公室的物资
2.对各部门的上报的经费预算进行审核,并向上级上报，经审批后，通知上报部门
3.依据正规发票定期为各部门报销，并定期公开各项经费开支
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制度细则
一、值班制度
为使值班规范有续,使办公室真正履行好大管家的职责,作好老师和团委学生会的好助手。
（一）每位成员都必须按排班表做好日常和课间值班。
（二）值班人员每次必须按时到位,不得无故缺席或是迟到,影响正常的工作。
（三）如值班须请假,则要在前12小时向办公室主任报告,得到批准后要与其他成员换好班,在不影响正常运转的情况下方可离开。
（四）值班期间不得迟到和早退,早班必须在8点到达办公室,三四或是七八节课则要在下课后离开。
（五）值班期间要做好办公室的卫生工作,早班要进行好书记办公室和学生工作办公室的各项整理和打水等工作。
（六）值班应做好签到和值班记录。并作好详细的值班记录,以便于其他成员了解。
（七）值班期间要作好办公室的接待工作,对来访者应热情大方,以显示办公室乃至整个团委学生会的风貌。
（八）办公室值班者要注意自己的言行举止风貌,不得穿着奇装异服,不得化浓妆,穿拖鞋。
（九）值班时不准大声喧哗,不准进行娱乐活动,值班人员离开办公室必须整理好办公室摆设，关好门窗、电器。
二、会议制度
（一）会议通知:
对于团委学生会内部各种大小会议,办公室人员必须作好会议通知的工作,以确保会议参与人员能够及时参加保证会议的正常进行。
1.在得到会议召开的消息之后,以电话海报等各种形式,力求寻找最为简便而又快速的方式进行通知。
2.重大事情应提前一天交广告部，以海报形式贴出。
3.电话通知一般在紧急情况或是老师或主席团要求的小范围的会议上使用,由当日的值班人员临时进行通知。
4.电话通知要注意说话的口吻、语气,不得把个人情绪带入工作,尽量细心耐烦.通知时也要简明的把通知内容传达。
（二）会场布置：
1.大型会议要在开始前12小时内通知公关部,安排好会议礼仪,在会议前二十分钟到达会场,作好接待和公关工作。
2.大型会议前联系好广告部的人员,与会议开始前半小时作好会场的美术布置,如黑板上的大字或是幻灯片的投放。
3.会议前组织好各项必要的资料,于会议时发放。
（三）会议签到：
1.会议组织人员必须在会议开始前20分钟,准备好会议签到表到会场组织签到。
2.会议签到必须公平公正,不得代签或找人替签,也要认真监督与会人员,并做好记录。
3.会议签到要在会议结束之前作好统计,并且交由老师或是主席团人员审查,之后记录在会议签到情况记录本。
4.会议请假需在会议之前完成,会议中不得请假。
（四）会议记录:
1.每一次大型会议都必须有专人作好会议记录,内容要求完整清晰。
2.在会议结束后要把会议记录工整的誊抄到专用会议记录本上,要求字迹清晰、内容充实、格式正确。
3.会议记录包括与会人员、时间、地点、主持人以及各项流程。
4.会议记录必须以月为单位交由办公室主任或是老师审查。
（五）办公室内部会议：
1.办公室内部会议召开时间（待定）。
2.会议任何人不得无故缺席或是迟到,请假需提前向办公室负责人说明情况和原因,经批准方可。
3.内部会仪一般包括近期工作安排、前段工作总结等,会议力求精练,每一位成员应在会前作好充分准备。
三、文字工作制度
（一）资料：
1.及时将办公室发放到各部门的资料存档。
2.定期将各部门资料归档。（各部门材料一般为电子档形式）。
3.办公室应准备存放当年学工资料的文件夹，并于当月底将本月资料完整存档。
4.要求文字资料应简明、整洁，存放时注意门类归放，确保资料完全、整齐。
5.材料格式统一。
（二）考核：考核大致分为班级考核（含团支部考核）、干部考核。
1.班级考核于每月月底或下月月初进行。具体分为：团支部评比、优秀宿舍、不合格宿舍、晨跑、晚归、出勤等方面。可根据学生会管理的具体情况作适当调整。
2.在班级考核之前（具体为当月月底），由负责班级考核的人员主动联系男女生部、体育部、学习部、纪检部提取相关考核素材。
3.在考核的进行过程，考核人员必须秉承客观、公平、公正的原则，不带任何私人感情投入工作。
（三）周记制度:
1.内容必须真实可靠,不得凭主观意识强加罗列。如有不清楚的地方应向相关部门去咨询。
2.周记的活动内容要全面,应扩大信息来源,多方面找寻信息，不应存在有漏掉的信息和未发现的新闻。
3.周记的质量要高,不能有低级的文字错误和语法不通的现象。写后应多次校对,和核查,然后上交。
4.周记要及时,应准时上交,最晚不迟于下周星期二。
（四）大型活动总结：
1.主要是收集各部门及学院大型活动的策划书。
2.参与学生会该大型活动参与部门召开的讨论会议，做好会议记录。
3.参与各部门及学院或者学校中与本学院有关的大型活动，做好会议流程记录。
4.在活动完结之后，将整个活动的策划书，活动流程，活动总结归整入档。
四、财务报销及办公室日常管理制度：
（一）财务制度：
1.各个部门在开展各项活动之前,应计划活动所需费用，并列出详细财务预算。
2.对各部门的上报的经费预算进行审核,并向上级上报，经审批后，通知上报部门。
3.部门活动经费原则上由部门或个人先行垫支，其后凭正规发票向办公室报帐。
4.各部门活动资金只能从有关部门取得和报销，严禁任何部门以部门名义直接取得资金。
5.所有票据应为正规发票（湘潭地税或办公用具发票），须附带一张具体支出清单，清单上要需注明时间、事由、经手人及经手老师签字，否则不予报销。
6.学生会财务报销周期为一个月。
7.学生会办公室在报销完毕后将各项金额支出单在学生会内部公开。
8.所有财务状况要做好整理，并存有备份电子档。
（二）办公室日常管理制度：
1.全面掌握学生会各部门运转情况。
2.依据学生会工作计划，服从上级安排，协助主席团提前作好各项大型活动的工作部署和安排。
3.对学生会拟举办的各项活动进行规范、调节,避免各部的活动安排冲突。
人文学院办公室
2014年6月27日
