为促进人文学院教师与国内外同行的学术交流，鼓励教学和科研人员积极开展科研活动，并提高参加学术会议的质量和效益，特制定本规定。
第一条 本规定所指的学术会议是以学术研讨和学术展示为目的而组织的会议，主要包括国际性学术会议、全国性重要学术会议和国内一般学术会议三类。国际性学术会议是指至少有两个及以上国家学者参加或有港、澳、台学者参加的学术会议；全国性重要学术会议是指由国家有关部门、科研机构或一级学会（协会）举办的学术会议；国内一般学术会议是指由省级有关单位、科研机构或二级学会（协会）举办的学术会议，且会议代表分布广泛。
第二条 凡我院在编教师和科研人员均可申请经费资助参加会议：近三年有省级及以上课题立项或近两年在省级及以上刊物至少发表论文1篇的教师，原则上每年资助参加一次学术会议；其他教师原则上每两年资助参加一次学术会议。
第三条 申请参加学术会议经费资助应符合以下条件
1、会议应是本学科较高层次的国际国内会议，或定期举行的著名区域性国际国内会议；
2、拟参加的学术会议主题必须与申请者的研究方向紧密相关；
3、参加该会议有利于推动我院相应学科的发展；
4、申请者应根据其学术研究领域，撰写并提交与本专业相关的学术论文，且被会议接受的论文标明第一作者所在单位为湖南科技大学；属于下列情况之一的可不提交参会论文：（1）担任省级以上学会常务理事或正副会长者；（2）被邀请参加大会主题发言者；（3）其他确不需要提交参会论文者。
5、申请者需持正式会议通知或邀请函，提前向主管院长提出申请，获批后方可参加。
第四条 申请和审批程序
1、申请者填写《湖南科技大学国内公务外出审批单》，将正式会议通知或邀请函、审批单及其他相关材料统一报送至主管科研的院领导；
2、院务会根据会议内容、教师培养计划及实际工作需要，签署意见；
3、获批外出参加学术会议的教师如有教学任务，须按《人文学院教师调课管理规定》严格执行调课制度，提前做好教学安排。
第五条 经费资助范围
包括会务费、差旅费、住宿费和生活补助费，严格按照学校财务部门规定执行；不在资助范围内的费用由参会教师自理。
第六条 经费报销程序
1、参加学术会议的教师需在会议结束后两周之内，将会议相关资料（包括会议邀请函复印件、参会论文复印件、会议简况、与会活动照片及其他资料）提交至分管科研的院领导审签，并将审签的正式发票交院长审核签字，再按学校财务管理制度及时报销。
2、参加国际学术会议的教师，按学校有关的程序和规定进行报销。
第七条 本规定从2017年10月1日起实施。
第八条 本规定由人文学院院务会负责解释。
